El tiempo no domina nuestras vidas, nosotros marcamos el ritmo; este es un bonito deseo, lo cierto es que la realidad es otra muy distinta.
Estamos apegados a saber, a hacer, y a tener más que los demás. Y esto es una trampa, pues no es posible.
Yo sé lo que se, hago lo que hago y tengo lo que tengo y lo que hemos de analizar, de valorar, de medir es nuestra capacidad real en el presente. Y cambiar el estrés, la ansiedad por el disfrute, por vivir dignamente.
¿Sueles tener la sensación al terminar tu día de trabajo de que todavía te queda una lista enorme de tareas pendientes? ¿Tiendes a castigarte con preguntas como, por qué no pude hacer más cosas durante mis horas de trabajo? ¿Qué sucede conmigo?
Desde aquí te mandamos todo el apoyo porque no estás solo/a en esta lucha. De hecho, estás en buena compañía.
Existe la teoría de que la gestión del tiempo en el contexto del trabajo significa trabajar a un ritmo más rápido. En base a esto, si te convirtieras en un experto/a en la gestión de tu tiempo, significaría que podrías hacer más tareas en menos horas, ¿verdad?
Pues lo cierto es que no. La gestión del tiempo no significa necesariamente ponerse en marcha y trabajar a un ritmo vertiginoso (ya que esto probablemente sólo aumentará el estrés y el agotamiento). Se trata de saber maximizar el tiempo que tienes, porque ese límite no va a cambiar. Esto significa que una gestión eficaz del tiempo debería ayudarte a:
- Priorizar tus actividades para enfocarte en las cosas correctas.
- Disponer de un buen nivel de energía mental y física.
- Crear un entorno en el que realmente puedas concentrarte
- Simplificar tus procesos y eliminar aquello que no necesitas.
Estrategias para optimizar la gestión del tiempo
Regla 80/20 o Ley de Pareto
Esta regla determina que el 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados. O viéndolo de otra manera, el 80% de las consecuencias vienen del 20% de las causas. Esta ley es para personas a las que les cuesta decidir qué acciones deben llevar a cabo para lograr sus objetivos en el menor tiempo posible. Ayuda a centrarse en las cosas que de verdad importan sin la necesidad de malgastar energía y centrándose en los recursos más productivos. En ocasiones se invierte mucho tiempo en cosas que aportan poco valor. Conviene establecer prioridades e identificar lo que es importante de lo que no, y lo que te acerca a lograr los objetivos invirtiendo poco esfuerzo y tiempo.
¿Cómo aumentar la productividad?
La ley de Parkinson dice que “el trabajo se expande hasta completar el tiempo disponible para su consecución”, es decir, si a alguien se le da más tiempo del que necesita para realizar una tarea, es probable que tarde más de lo necesario en completarla. Esto es porque cuando a las personas se les asigna una tarea, a menudo piensan en términos de «¿cuánto tiempo tengo para completarla?», en lugar de «¿cuánto tiempo necesito para completarla?». Esta mentalidad puede hacer que las personas pierdan el tiempo innecesariamente y trabajen de una manera relativamente ineficiente.
Por ejemplo, de acuerdo con la ley de Parkinson, si a alguien se le da una semana para completar una tarea, en realidad solo le tomará un día terminarla, pero terminará alargando innecesariamente la tarea, de modo que le llevará toda la semana completarla.
Para aplicar la ley de parkinson con sentido común conviene tener en cuenta lo siguiente. Establecer un límite de tiempo y recursos realistas donde se tenga la certeza de que no se va a desperdiciar ni un minuto y asegurarse de que no comprometa la calidad del trabajo.
Herramientas de gestión del tiempo
Es importante detectar quiénes son tus ladrones de tiempo y cómo pueden estar afectando a tu productividad. Los más habituales suelen ser los correos electrónicos de los miembros de tu equipo y las redes sociales. Además, el primero puede ser difícil de detectar puesto que se puede confundir con la idea de que estás invirtiendo y no malgastando tu tiempo.
Un método efectivo para combatir a estos ladrones de tiempo es emplear herramientas con las que logres una correcta gestión de las tareas más importantes.
La Técnica pomodoro puede ser de gran ayuda. Se trata de un sistema de gestión del tiempo cuyo método consiste en dividir la jornada laboral en partes de 25 minutos separadas por descansos de cinco minutos. Estos descansos se conocen como pomodoros. Después de cuatro pomodoros, hay que tomar un descanso más largo de 15 a 20 minutos.
La idea detrás de la técnica es que el temporizador infunde un sentido de urgencia. En lugar de sentir que tienes un tiempo interminable en la jornada laboral para hacer las cosas y luego desperdiciar las valiosas horas de trabajo en distracciones, te conciencias de que solo tienes 25 minutos para avanzar todo lo posible en una tarea.
Los descansos forzados durante la jornada laboral ayudan a sanar la sensación de cansancio y agotamiento que la mayoría de nosotros experimentamos hacia el final del día. De esta forma no pasarás horas delante de tu ordenador sin darte cuenta, ya que la alarma que te recuerda que debes descansar hará que te levantes y tomes un respiro.
Gestión del tiempo
Delega tareas
Uno de los grandes problemas que aquejan a los directivos actuales suele ser el tratar diariamente con multitud de temas, casi siempre con excesiva rapidez y con pocas o nulas posibilidades de poder interiorizar los mismos. Como consecuencia es muy frecuente perder el enfoque en muchas tareas y no terminarlas o terminarlas incorrectamente, antes de pasar a otra cosa, dejando demasiados temas pendientes, o simplemente resueltos a medias.
Muchos líderes y directivos temen delegar parte de su trabajo porque creen y sienten que ello implica el perder parte del control sobre el mismo. Es necesario recalcar que delegar no significa pérdida de control sobre las tareas que se encargan a otros. Más bien, por el contrario, al disponer de más tiempo, es posible hacerse una mejor idea de conjunto, ver nuevas oportunidades, detectar posibles peligros a tiempo y desarrollar nuevos conceptos y metodologías que puedan aumentar tu propia efectividad y rendimiento, e igualmente las de tu equipo.
Administrar el tiempo mejora la calidad de vida y la productividad
La mayoría de las causas de los problemas que acarrean una mala gestión del tiempo nacen de las propias limitaciones y carencias del ser humano. Su corrección pasa necesariamente por la revisión de la propia personalidad, de los hábitos y conductas, de las capacidades, habilidades y recursos personales, de las creencias y valores. Esto no suele resultar un proceso simple puesto que no basta con aplicar la fuerza de voluntad para cambiar la forma en que nos conducimos, comportamos y actuamos. También es necesaria la adquisición de habilidades personales y sociales, además de una metodología personal y de trabajo que ayude a superar y corregir las causas de las pérdidas de tiempo, contribuyendo por tanto a su adecuada administración.
En Intelema podemos ayudarte tanto a nivel personal como a los recursos humanos de tu empresa a implementar la solución de gestión del tiempo que mejor se adapte a ti. Te acompañamos en el camino para que tomes de forma correcta el control de tu tiempo y lo sientas como un activo en tu vida personal y laboral y no como un enemigo.